Как работать с персональными данными в гостинице

При бронировании номера по телефону, через официальный сайт или на стойке ресепшена, человек оставляет о себе основную информацию: ФИО, год рождения, паспортные данные, номер. Согласно закону, эта информация требует особой защиты. Рассмотрим подробнее, как правильно и безопасно с точки зрения законодательства работать с персональными данными (ПД), которые предоставляют постояльцы.

Попросить постояльца дать согласие на обработку ПД

Если человек бронирует номер через официальный сайт, и согласен на обработку ПД, он ставит галочку «я согласен». Важно, чтобы политика обработки ПД была в свободном доступе, чтобы человек всегда мог ознакомиться с ней. Как правило, документ располагают внизу страницы, чтобы его было видно во всех разделах.

Взять у постояльца письменное подтверждение

Подтверждение должно включать следующую информацию:

• ФИО, паспортные данные;
• наименование юридического лица (гостиницы) и адрес;
• перечень ПД, которые планируется обрабатывать;
• цель, согласно которой планируется обработка ПД;
• пояснение, что означает «обработка» (просто хранение или передача);
• какое время планируется хранить полученные данные;
• подпись постояльца.

Предоставить доступ к информации об обработке ПД

Необходима охрана ПД не только постояльцев, но и работников гостиницы. У обеих категорий лиц должны быть свободные доступы к той информации, которая их затрагивает. При этом хранение такой информации необходимо организовать по отдельности (к примеру, в разных сейфах).

Закрепить место хранения и назначить ответственных

Важно составить приказ, в котором будет обозначено, в каком месте, какая документация хранится. К примеру, если было принято решение о хранении распечатанных ПД гостей в сейфе, то в приказе прописывают адрес, в котором он стоит и ФИО ответственного.

Удостовериться, что человек понимает свои обязанности в области защиты ПД

Помимо составления инструкции и ввода ее в действие приказом, необходимо удостовериться, что сотрудник правильно понимает свои действия по защите ПД.

Что нужно, чтобы соблюдать законодательство в сфере ПД

Основные действия, которые требуется предпринять:

• Проанализировать бизнес-процессы в отеле.
• Собрать пакет документации (в частности, политику конфиденциальности, приказы).
• Передать информацию в Роскомнадзор, что отель – оператор ПД.
• Провести обучение персоналу.
• Следить, чтобы требования законодательства исполнялись в полной мере.

Сотрудничество с компанией «ТЕПЛОДОМ»

Для гостиниц и отелей любого уровня важны качественные HoReCa товары. При их отсутствии человек не захочет вернуться снова. Купить их оптом по доступной цене можно в компании «ТЕПЛОДОМ» (подробный прайс есть на сайте). Для оформления заказа достаточно оставить заявку онлайн. Действует оперативная доставка по всем городам (стоимость зависит от удаленности объекта).